Grote kans dat je ermee te maken hebt gehad als je werkt als freelancer: een onbetaalde factuur. Gelukkig komt het niet zo vaak voor, maar als het voorkomt, wil je natuurlijk dat het zo snel als mogelijk gefixt wordt. Maar wat zijn je rechten en plichten als je factuur niet betaald wordt en wat kun je doen? Je leest het hieronder.

Het overkomt iedereen

Je werkt alweer een tijdje voor dezelfde klant en dat bevalt erg goed. Plots merk je dat een factuur te laat betaalt is. Wat doe je dan? Normaal gesproken worden je facturen altijd op tijd betaald, maar nu blijkbaar niet. Grote kans dat je factuur ondergesneeuwd is en dat de opdrachtgever hem van zijn netvlies is kwijtgeraakt. Vaak is het snel opgelost met een mailtje of een telefoontje. Toch kunnen er andere redenen spelen waarom de factuur niet voldaan wordt. Hoe dan ook is het verstandig om een aantal stappen te zetten.

Sluit op tijd een rechtsbijstandsverzekering af

Omdat het vaak voorkomt, is het slim om na te denken over het afsluiten van een rechtsbijstandverzekering voor jouw bedrijf. Het kan je namelijk veel gedoe en geld schelen. Informatie over deze verzekering vind je onder andere bij Diks verzekeringen.

Officiële factuur

Zodra je een project afgerond hebt, stuur je logischerwijs een factuur. Een factuur met daarop jouw bedrijfsgegevens, KVK nummer, BTW nummer, datum en natuurlijk een korte omschrijving van de werkzaamheden en het bedrag: exclusief BTW, de BTW en natuurlijk inclusief BTW.

Als je een dienst of product aanbiedt aan consumenten is de betalingstermijn 14 dagen. Biedt je een dienst of product aan een bedrijf (B2B), dan is de betalingstermijn 30 dagen.

Wat als mijn factuur niet op tijd betaald is?!

Shit, de betalingstermijn is verstreken en je hebt nog geen betaling ontvangen. Wat nu? Je kunt altijd je opdrachtgever even bellen of een mail sturen. Mocht je binnen enkele werkdagen geen reactie ontvangen, is het tijd om een aantal stappen in werking te zetten.

Het traject

Zodra je merkt dat je factuur niet betaald is en geen reactie krijgt op een vriendelijke reminder, is het tijd om je eerste betalingsherinnering te maken. Een betalingsherinnering is vaak vrij onschuldig en bevat een positieve toon. Je geeft aan dat factuur X van bedrag X nog niet betaald is en geeft de opdrachtgever vervolgens 14 dagen de tijd om hem te betalen.

Let op: is de klant een consument? Dan ben je verplicht om eerst een kosteloze aanmaning te sturen.

De volgende stap

Mocht het zo zijn dat je ook na de eerste betalingsherinnering nog steeds niets ontvangen hebt, is het tijd om je tweede betalingsherinnering te sturen. Hier wordt je toon minder aardig en geef je aan dat er restricties aangebonden zijn zoals het in rekening brengen van de wettelijke rente als de opdrachtgever ook deze keer niet betaalt.

Het is goed om te weten dat je officieel – voor elke betalingsherinnering – hem aangetekend en dus via de post moet versturen. Hoewel de meeste mensen het via de mail doen, heb je een aangetekende brief nodig mits het zover komt dat je juridische stappen moet zetten.

>> Eén jaar ondernemer: het was één groot feest

Juridische stappen ondernemen

Mocht het zo zijn dat het de factuur nog steeds niet betaald is, is het tijd om juridische stappen te zetten. Afhankelijk van het bedrag dat er verschuldigd is, is het goed om te kijken of het rendabel is om het geld terug te vragen aangezien het veel tijd en energie kost. Als je een rechtsbijstandsverzekering hebt, worden onder andere alles proces- en gerechtskosten gedekt. Uiteraard heeft deze verzekering geen zin meer als je hem afsluit als je al in een juridische procedure verwikkelt zit.

Inhuren van een incassobureau

Als niets helpt, is het slim om een incassobureau in te schakelen. Zij kunnen nogmaals aangetekende brieven sturen en zorgen dat de betaling verwerkt wordt. Ook mag je vanaf dat moment de wettelijke rente hanteren. Wettelijke rente voor B2B bedrijven is 8%. Als het om een groot bedrag gaat, kan dit bedrag hoog oplopen. Mocht de opdrachtgever hierop reageren, kun je een betalingsregeling treffen.

En als zelfs dit niet werkt, is een deurwaarder en een rechtszaak je allerlaatste redmiddel, maar ik hoop dat het niet zover komt. Zo’n traject brengt veel negatieve energie met zich mee en het kost tijd. Tijd die je beter in je bedrijf kunt stoppen.

Heb jij wel eens te maken gehad met een factuur die niet betaald wordt?

Volg Diolifestyle via Bloglovin, Instagram, Facebook, Twitter en Pinterest

*Dit artikel is tot stand gekomen door middel van een samenwerking.